IMHR 연말정산 운영센터 소개

직원들이 가장 궁금해한 2024년 귀속 연말정산 Q&A 리뷰에 이어, 회원사 임직원을 위한 “연말정산 운영센터” 서비스 리뷰를 통해 하나씩 소개해 드립니다.

IMHR 연말정산 운영센터*는 원활한 연말정산 업무를 위해 개별 근로자가 제출/작성해야 할 자료를 안내하고, 귀속년도 연말정산에 대한 개정 사항과 상세 내용, 자주 묻는 질문, 유의 사항 등을 알려주는 임직원 전용 채널 서비스입니다. 또한 전담 상담 매니저를 배치하여 임직원들의 실시간 문의와 요청 사항을 효과적으로 대응합니다.

그럼 HR 전문가 팀이 만든 연말정산 운영센터는 어떤 노하우를 담고 있을까요? 연말정산 운영센터의 핵심 기능과 서비스 만족도를 중심으로 짚어보겠습니다.

*2024년 귀속 연말정산 운영센터는 IMHR 페이롤 회원사 임직원(약 2,500명)을 대상으로 지원하였으며, 서비스 만족도는 회원사 급여 담당부서에 한해 조사하였습니다.

 

 

쉽고, 쉽고, 쉬운 온라인 운영센터

연말정산 안내문을 PDF 파일로 배포하고, 다운로드 받아서 확인하는 것이 일반적이지만, IMHR 연말정산 운영센터는 온라인에서 완벽 지원되는 서비스로, 접근하기 쉽고, 찾기 쉽고, 이해하기 쉽습니다.

1) 핸드폰에서도 접근하기 쉬운 연말정산 운영센터

온라인 가이드는 데스크톱뿐 아니라 모바일에서도 접근하기 쉬워야 합니다. 반응형 레이아웃으로 어떤 기기에서든 읽고 찾기 쉽고, 업무를 모바일로도 자주 보는 직원들에게 편리해야 하죠. 그래서 IMHR은 연말정산과 관련한 상세한 내용을 쉽게 확인할 수 있는 온라인 가이드를 만들기로 했고, 상담톡 채널을 개설해 모바일에서도 상담이 편리한 운영 체계를 갖추었습니다.

실제로도 직원들이 가장 많이 사용한 상담 채널로는 회원사 전용 상담톡과 문자 문의가 압도적으로 많았고(평균 60%, 일부 회원사 90%), 서비스 만족도와 피드백에서도 좋은 반응을 보였습니다.

 

2) 나에게 해당되는 내용만 쏙, 찾기 쉬운 가이드

전체 근로자를 대상으로 만든 연말정산 안내문은 항목과 내용이 참 많습니다. 안내문 파일의 빼곡한 텍스트를 마주하면 읽기 꺼려지고, 차라리 인터넷에 검색해서 필요한 것만 찾는 것이 나을 때도 있죠. 그래서 온라인 가이드를 만들 때 가장 중요하게 생각했던 부분은 “찾을 수 있는” 기능을 잘 살려서 만드는 것이었습니다.

 

우선 목차(TOC, table of contents)를 중심으로 작성해, 읽고 보기가 쉽도록 만들었습니다. 항목별로 어떤 내용이 있는지 훑어볼 수 있고, 나에게 해당되는 내용을 찾으면 이동시켜주는 네비게이션 역할도 지원합니다. 또한 목차별 링크를 공유할 수 있어서 직원들의 질문에 맞는 내용을 찾아 상담톡으로 전달해 주면 해당 위치와 내용을 바로 확인할 수 있어요.

 

그리고 검색이 쉽습니다. 안내문 파일에서는 검색이 되더라도 어느 위치에 있는지 순서대로 확인해야 하지만, 온라인 가이드에서는 검색된 내용의 위치까지 바로 확인/이동할 수 있습니다. 직원의 입장에서는 안내문을 전체적으로 읽기보다는 제출 시점에 본인에게 맞는 내용 위주로 파악하기 때문에 검색 기능은 요긴하게 활용됩니다.

 

3) HR 콘텐츠 디자이너가 만든, 가독성 좋고 이해하기 쉬운 가이드

기존 안내문은 연말정산 내용을 기본적으로 충실하게 잘 설명하고 있지만, 읽는 사람의 입장에서는 핵심 내용이 무엇인지, 무엇이 중요한 내용인지를 파악하는 것이 필요합니다. 그리고 회사별 연말정산 업무 방식에 따라 강조되어야 할 내용은 차이가 있죠.

그래서 IMHR은 임직원이 알아야 할 중요 순서에 따라 목차를 새로 편집하였고, 명료한 포인트 컬러를 사용해 핵심 내용을 쉽게 구분할 수 있도록 만들었습니다. 가장 중요한 내용인 제출 방법을 가장 맨 앞에 배치하고, 안내문을 확인하는 순서, 상담 채널 안내, 서류 제출에 필요한 주요 사이트 링크를 정리해 이해의 흐름을 돕도록 구성했습니다.

– 항목별 기본 구성 : 신청 전 유의사항 – 세부 내용 – 자주 묻는 질문
– 특이 사항 강조 : 공제 불가 사항 및 특이 사항을 따로 정리하여 구별
– 링크 활성화 : 페이지 간 네비게이션 푸터 제공(바로 이동), 관련 사이트 링크 삽입
– 발췌 자료 추가 : 자주 궁금해 하는 내용을 발췌하여 가이드 (연말정산 절세 Tip, 한눈에 보는 국세청 서비스 등 국세청 제공 자료)

 

특히 제출 서류 내용은 데이터베이스 기반으로 만들어 근로자별 조건에 맞게 필터링하여 확인할 수 있게 만들었습니다. 주요 필터로는 간소화 자료에 나오지 않는 항목, 본인이 직접 챙겨야 하는 항목, 소득공제, 의료비, 교육비 등을 미리 설정해 두었어요.

 

회원사가 평가한 서비스 만족도

IMHR 연말정산 운영센터를 종료하며(제출 ~ 수정/확인 기간까지 운영) 회원사 담당부서를 대상으로 진행한 서비스 만족도 결과를 공유합니다. 연말정산 서비스 중 “운영센터”의 상담 매니저 및 온라인 가이드에 한정하여 간단히 물어봤는데요. 실제 회원사가 느낀 운영 포인트는 무엇이었는지 확인해 보시기 바랍니다.

Q1. 연말정산(급여관리) 업무 아웃소싱을 고려하게 된 이유는?
[설명] 중복 응답 문항이며, 응답 많은 순

• 전문성 및 안정적인 업무 필요 (100%)
• 인력 운영 및 비용 효율
• 맞춤형 서비스 필요
• 보안에 대한 우려 및 예방

Q2. 임직원 문의를 대응하는 전담 매니저가 필요한 정도는?
[설명] 응답 많은 순

• 필요하다 (87%)
• 필요하나 내부 인력으로 충분하다
• 없어도 상관 없다

Q3. 가장 효과적인 상담 채널은 무엇이라고 생각하나요?
[설명] 응답 많은 순

• 채팅(상담톡) (81%)
• 전화
• 이메일

Q4. IMHR 연말정산 상담 매니저의 만족도는?
[설명] 5점 척도 응답

• 5/5점

Q5. IMHR 연말정산 온라인 가이드에서 가장 편리했던 부분은? (또는 중요하다고 생각하는 부분은?)
[설명] 응답 많은 순

• 정리가 잘 된 목차와 내용 (81%)
• 편리한 접근성(모바일 편의성)
• 빠른 검색 및 이동

Q6. IMHR 연말정산 온라인 가이드의 만족도는?
[설명] 5점 척도 응답

• 5/5점

이렇게 2024년 귀속 연말정산 업무와 서비스를 리뷰하며 정리해 봤습니다. 회원사 임직원들을 직접 응대하고, 급여 아웃소싱 업무를 진행하며 실질적인 이슈와 개선할 점을 체감할 수 있는 시간이었는데요. 쉬운 작업은 아니었지만 현장에서 고민하고 부딪히면서 얻는 것들은 역시 다르다는 것이 일하는 태도에 대한 가르침을 주는 것 같습니다.

이처럼 IMHR 페이롤 매니지먼트 서비스(급여 아웃소싱)는 효율적이고 효과적인 업무 개선과 실질적인 가치를 만들어 나가는데 집중합니다. 조직의 효율을 높이고 싶다면, 급여관리는 전문가에게 맡기고 조직의 Resource를 더 필요한 곳에 투자해 보세요!