성과관리의 실행에 있어 가장 중요한 한 가지를 꼽으라면 주저하지 않고 ‘커뮤니케이션’이라고 말할 수 있습니다. 성과의 지속 가능한 관리를 위해서 강조되는 것 중 하나가 ‘고성과 조직’인데, 단기적 성과에 집중하거나 일부 인재에 의한 성과에 의존하던 시대가 끝나고, 예측 불가능한 변화에 대응하고 적응해야 하는 것이 조직의 필요조건이 된 지금은 조직 자체의 운영 체계가 바뀌어야 합니다.
고성과 조직으로 가는 방법과 필요한 요건들은 다양하고 많겠지만, 우선 회사 전체가 달성해야 하는 성과가 무엇인지 조직 구성원까지 인식을 같이 해야 하고, 성과를 위해 업무를 수행하는 과정과 의사결정 등에 있어서 긴밀한 공유와 실행이 요구됩니다. 그런데, 이러한 모든 실행을 가능하게 하는 전제가 바로 ‘커뮤니케이션’ 입니다. 즉, 고성과 조직이 되기 위해서는 커뮤니케이션을 통한 높은 수준의 성과 동기화가 필수적인 것이죠. 따라서, 고성과 조직을 만들기 위한 필수 요건인 성과 커뮤니케이션에 주목할 필요가 있습니다.
커뮤니케이션의 자원, Information
모든 대화에서 정보는 매우 중요합니다. 조직에서 일에 대해 대화하는 것은 기본적으로 정보가 필요하고, 주고받는 정보의 양과 질에 따라 서로의 관계와 영향 및 효과가 달라집니다. 즉, 성과 커뮤니케이션에서의 가장 중요한 resource는 바로 information입니다. 따라서, 성과 커뮤니케이션을 잘 관리하기 위해서 우선 정보에 대해 정리해 볼 필요가 있겠습니다.
조직에서 정보가 자원의 하나로 관리되는 모습을 보면, 1) 필요한 정보를 수집하여 2) 분류하고 저장하며 3) 검토하고 보완하고 4) 삭제와 재분류 및 5) 재저장을 하며 6) 필요한 것을 추출하고 7) 전달하고 활용합니다. 조직에서 필요한 정보는 기록이나 데이터 자체로 존재하기도 하고, 보고서, 회의록, 매뉴얼, 규정 등의 문서에 담기도 합니다.
즉, 조직의 정보는 정보 자체로 존재하기보다 업무의 흐름과 같이 움직이고 필요에 맞게 변형하여 활용하는 것입니다. 또한, 정보의 활용 측면에서 보면, 양질의 정보가 잘 분류되어 활용되는 채널을 확보하는 것이 중요합니다. 조직은 효율을 추구해야 하므로 가급적 추가 검증이 필요 없는 구체적이고 사실에 맞는 정보들이 중요도, 민감도, 복잡성 등에 따라 분류되어 체계적으로 관리되는 것이 좋습니다.
성과 커뮤니케이션 관점에서의 정보 관리
여러분의 조직은 성과를 ‘커뮤니케이션’하고 있으신가요? 조직은 목표를 공유하고 합의하고 목표 달성을 위해 무엇을 어떻게 실행하고 있는지, 일의 결과는 어떠한지, 성과에 대해 부족하거나 필요한 것은 무엇인지 등을 이야기해야 합니다. 그래서 최근의 성과관리는 피드백이나 원온원 같은 비교적 강도 높은 커뮤니케이션을 강조합니다.
이처럼 우리가 성과를 이야기할 때 역시 정보가 필요하기 마련인데, 업무에 필요한 정보가 어떻게 관리되는지 현황을 살펴보는 것은 우리 조직이 고성과 조직인지 이해할 수 있는 방법과도 같습니다. 다음의 3가지 측면을 통해 우리 조직의 성과 커뮤니케이션과 정보 관리가 어떻게 이루어지고 있는지 살펴보는 것은 도움이 됩니다.
- 정보의 접근성 : 일에 필요한 정보를 어떻게, 어디서 찾나요?
구성원들이 업무에 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있어야 업무가 쉽게 시작됩니다. 우리는 항상 일을 할 때면 해당 업무에 필요한 정보를 찾는 것부터 합니다. 우리 회사나 조직에서 기존에 진행했던 업무에 관한 자료를 찾고, 관련된 데이터를 수집하고, 최신 자료나 외부의 정보를 찾아서 비교하고 참고하며, 관련한 사람들을 찾아 직접 의견을 들어보는 등 문서화되지 않은 정보들도 활용해야 합니다. 따라서, 업무의 산출물에 필요한 모든 형태의 정보가 찾기 쉽게 아카이빙되어 있거나, 누구에게서 찾아야 할지 쉽게 알 수 있어야 하고, 정보는 비교적 투명하게 공개되어 누구나 접근하고 활용할 수 있어야 합니다.
반대로 정보를 특정 사람이나 부서에서 독점하거나, 권한이 엄격하게 설정되어 접근 자체가 어렵거나, 정리된 체계나 관리가 없어 어디에 어떤 정보가 있는지 자체를 파악하기 어렵거나, 데이터나 기록 자체가 없다면 어떤 일에서도 성과와 일의 효율이 저하될 것은 분명합니다.
- 활용의 편리함 : 필요에 따라 잘 분류, 관리되고 있나요?
업무에 필요한 정보가 넘쳐나고 누구나 접근할 수 있으면 다 좋을까요? 그렇지 않습니다. 활용이 편리하고 효율적이어야 합니다. 아무 정보나 접근하는 것이 아니라 필요에 따라 골라서 쓸 수 있는 환경이 마련되어야 합니다. 정보는 적어도 많아도 문제가 될 수 있죠. 따라서, 충분하되 양질의 정보로 관리되어야 하고, 양질의 정보들이 잘 활용될 수 있도록 분류되거나 체계에 따라 정리되어야 잘 쓰일 수 있습니다.
편리한 활용을 위해서는 정보를 저장하는 시스템과 꺼내어 활용하는 채널도 필요합니다. 디지털 아카이브를 잘하는 것도 중요하고, 정보의 종류나 일시 등의 히스토리 관리도 중요합니다. 정보를 관리하는 방법과 담당자의 역할을 설정하고, 관리가 필요한 정보의 종류나 수준을 정의하는 것도 중요합니다. 정보에의 접근 권한과 승인, 보안을 정책적으로 또한 기술적으로 운영하는 것도 활용의 편리성을 높여주는 요건이 됩니다.
- 정보 공유의 속도 : 변화 속도에 맞게 정보가 공유되고 있나요?
정보는 적시성이 중요하다고 하죠. 특히 요즘의 비즈니스 환경에서는 더 그렇습니다. 성과와 관련된 정보들이 수시로 변경될 수 있기 때문입니다. 예를 들어, 조직 목표와 연계된 개인 목표를 위해 필수 추진 사항을 실행하고 있는데, 예기치 못한 시장 상황의 변경이 생겨 실행 전략을 수정해야 하는 상황을 가정해 볼 수 있습니다. 실행의 변화가 야기되어야 하는 상황을 먼저 예상하거나 감지했을 때, 변경되거나 추가된 정보가 해당 성과와 관련된 사람들에게 빠르게 공유되는 것은 개인의 성과나 조직 목표 달성에 매우 중요한 요건이 됩니다. 또한 의사 결정된 사항이 빠르게 관련된 사람들에게 왜곡되지 않고 신속하게 전달되는 것도 중요하죠.
정보 공유의 속도가 느리면 변화에 대한 대응 속도가 느려지면서 리스크가 커지게 됩니다. 이는 곧 조직의 성과 결과로 나타나게 됩니다. 정보가 흐르고 인식되어 실행으로 연결되는 속도가 느린 이유는 다양하겠지만, 위계가 강한 조직일수록, 경쟁적이고 결과 중심의 분위기일수록, 정보가 권한이 되는 조직일수록, 정량적이고 경직적인 성과 체계를 갖고 있을수록 정보의 흐름이 원활하지 못한 경우가 많습니다.
따라서, 정보 공유의 속도를 높이는 뾰족한 방법을 찾기는 어렵겠지만, 정보의 접근성을 쉽게 하고 활용에 대한 편리함을 높이고 보다 성과에 대해 구체적이고 직접적으로 커뮤니케이션하는 제도와 문화를 만드는 방향으로 접근하는 것이 필요합니다.
성과에 이르는 길은 다양하고 많은 자원이 필요하지만, 성과 커뮤니케이션의 기초라 할 수 있는 정보에 대해서는 쉽게 생각하거나 연결해서 생각하지 못할 수 있습니다. 모든 일에는 정보가 필요합니다. 조직 내에서 일을 하기 위한 정보가 잘 구비되어 누구나 활용하기 쉽고, 변화에 따라 빠르게 공유되며 성과와 관련하여 구체적이고 실행 중심으로 이야기될 수 있다면 그 조직이 바로 고성과 조직의 기본 요건을 갖추었다고 말할 수 있을 것입니다.
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