지난 2020. 12. 9. 국회 본회의를 통과한 개정 근로기준법안 중 전자문서의 방법으로도 근로계약 체결 및 교부가 가능하도록 한 내용이 올해 1. 5. 부터 시행되었습니다. 즉, 이제는 근로계약을 체결할 때 반드시 “종이”로 된 문서로만 진행해야 하는 것은 아닙니다.

사실 전자문서 형태의 근로계약 체결은 이미 몇 년 전부터 많이 활용되어 왔고, 범정부적으로도 적극 장려하여 왔으나, 이번 개정 근로기준법안은 전자문서가 명확히 명시되어 전자근로계약서를 통해 회사와 직원 모두의 편의를 높여준 것에 의의가 있다고 할 것입니다.

먼저, 전자문서의 의미를 정확히 이해해볼까요? 개정 근로기준법상 “전자문서”의 의미를 살펴보면 전자문서 및 전자거래 기본법 제2조제1항에서 정의하고 있는데, “정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성·변환되거나 송신·수신 또는 저장된 정보”를 말합니다. 그리고 “정보처리시스템”이란 전자문서의 작성·변환, 송신·수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계를 의미합니다. 예를 들면, PC, 스마트폰 등이 대표적인 정보처리시스템이라고 할 수 있습니다.

그렇다면 회사가 전자문서의 방법으로 근로계약을 체결할 때, 실무적으로는 어떤 점을 유의하여야 할까요? 근로계약 체결과관련하여 사용자가 지켜야 할 근로기준법을 기준으로 살펴보도록 하겠습니다.

1. 어떠한 방법으로 작성되어야 하나
2. 당사자간 서명·날인은 어떻게 받아야 하나
3. 직원에게 어떻게 교부하여야 하나
4. 전자근로계약서는 얼마나, 어떻게 보관해야 하나

1. 어떠한 방법으로 작성되어야 하나

• PC, 스마트폰 등 정보처리시스템 상 전자문서 생성 전용 프로그램(MS 오피스, ᄒᆞᆫ글, PDF, 웹 에디터 등)을 통한 작성
• 전자근로계약서 작성을 지원하기 위하여 별도로 마련한 정보처리시스템 등을 활용
• 수기나 MS Word 등으로 작성한 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하여 저장한 문서(전자화문서)도 전자근로계약서로 인정

다만, 외부 정보처리스시템을 이용하는 경우에는 해당 시스템을 통하여 근로계약서를 작성·확인·수정할 수 있고, 전자근로계약서가 계약 당사자들에게 자동으로 배포되어 열람·출력될 수 있도록 하는 등 안정성과 신뢰성을 담보하는 장치를 갖추어야 합니다.

2. 당사자간 서명·날인은 어떻게 받아야 하나

• 전자서명법에 의한 전자서명 (예. 별도의 서명패드를 통해 직원이 직접 사인을 하는 방법, 직원의 서명·날인에 대한 전자적 정보가 포함된 전자결재시스템을 구축하고 이를 통한 직원 서명, 날인 등)
• 당사자의 서명을 포함한 문서를 전자화 (예. 서면에 당사자가 서명·날인하고 이를 PDF 또는 이미지파일로 스캔)

전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의적으로 수정할 수 없도록, 읽기전용문서로 저장하여야 합니다. 또한, 정보처리시스템을 마련하는 경우 계약 당사자 일방이 서명 이후 근로계약서 내용을 수정하면, 상대가 이를 바로 확인할 수 있는 장치가 마련되어야 합니다.