IMHR 인사노무 자문은 팀 자문*을 통해 ¹⁾ 이슈 정의(Issue) ²⁾ 해결 방향 설정(Approach) ³⁾ 실행 방안 제시(Implementation) 단계로 접근하여 노동법 이슈뿐 아니라 전반적인 HR 운영 이슈를 폭넓게 해결하고 있습니다.

Issue  이슈 정의

직무 설계(직무 디자인)는 조직의 각 직무 구조와 내용을 체계적으로 정의하고 최적화하는 과정으로, 조직의 성과와 직원 만족도에 직결되는 중요한 관리 도구입니다. 이를 통해 조직은 효율적이고 성과 지향적인 업무 환경을 구축하고, 직원들은 자신의 역할에서 의미를 찾고 성장할 수 있는 기회를 만들 수 있습니다.

그렇다면 직무 설계는 우리 조직에 필요할까요? 굳이 설계하지 않아도 뛰어난 리더십이나 구성원들의 출중한 역량으로 직무가 잘 형성되어 있는 조직도 있고, 어떤 조직은 좋은 조직 문화와 커뮤니케이션을 통해 비효율과 부작용들이 해결되는 경우도 있습니다. 하지만 저절로 잘되지 않는다면, 직무 설계의 관점에서 우리 조직의 ‘일’을 검토해 볼 필요가 있습니다.

Approach  해결 방향 설정

먼저 우리 조직의 직무 설계가 잘 되어 있는지 파악해 보는 것이 필요합니다. 조직의 각 직무가 회사에 필요하고 추구하는 방향에 맞게 일이 돌아가고 있는지, 우리 회사에서 무엇이 중요한지를 아는 것부터 시작해야 합니다. 즉, 우리 회사에서 필요한 일의 가치와 흐름을 중심으로 직무를 분석하고 판단해 보아야 합니다. 예를 들어, 사업 목적, 생산성, 퀄리티, 속도, 직원 경험, 건강과 안전, 유연성, 재량, 다양성 등 직무를 판단하기 위한 요소를 우리 조직에 맞게 정하여 검토해 보면 좋습니다. 

중요한 것은 객관적 기준이 아니라, 우리 조직의 목표와 부합하여 각 직무가 성과 측면에서의 효율과 효용을 높이고 있는지에 초점을 맞추어야 합니다. 또한 직무 간의 협업과 상호 의존성을 고려하여 전체적인 업무 흐름을 설계할 수 있어야 합니다.

Implementation  실행 방안 제시

직무 설계(직무 디자인)는 어디에서나 적용할 수 있는 실전 방법입니다. 조직 전체의 직무를 시스템적으로 구조화할 수도 있고, 팀의 직무들을 대상으로 또는 개인 업무에서도 적용할 수 있습니다. 또한 직무 분석을 통해 상세한 직무 요소들을 파악하고 세분화된 설계를 할 수도 있지만, 필수적으로 필요한 부분이 무엇인지를 파악하여 핀셋 조정을 하는 것도 효율적인 방법입니다.

다음의 실행 방안을 참고하여 조직에 맞는 직무 설계 프로세스를 만들어 보시기 바랍니다.

1. ‘일’을 중심으로 한 직무 분석
   직무 설계의 첫 단계는 직무 분석입니다. 각 직무의 업무 범위와 책임, 요구되는 기술과 역량, 그리고 주요 업무 흐름을 정의합니다. 이 과정에서는 직원들이 수행하는 구체적인 작업을 파악하고, 그들이 필요로 하는 자원과 지원을 식별하여 직무의 요구사항을 명확히 합니다. 직무를 분석하는 체계적인 방법으로는 직무 분석 도구와 설계 프레임워크를 활용합니다. 인터뷰, 설문조사, 업무 관찰 등을 통해 각 직무의 핵심 요소를 파악할 수 있고, 그다음 직무 설계 프레임워크를 통해 직무의 목적, 책임과 권한, 필수 역량 등을 구조화하여 정리할 수 있습니다.
2. 직무 설계 방향 설정
   직무 분석이 끝나면, 직무를 어떤 방향으로 설계할 것인지 설정합니다. 예를 들면 직무의 범위를 넓혀 다양화(Job Enlargement)하거나, 더 높은 수준의 자율성과 책임을 부여하여 강화(Job Enrichment)하는 방법을 활용할 수 있습니다. 또한 직원들이 다양한 직무를 경험(Job Rotation)하도록 하는 방법도 고려할 수 있습니다. 이를 통해 직원들의 역량을 확장할 수 있는 환경을 만들고, 업무 만족도와 조직의 성과를 극대화할 수 있습니다.
3. 맥락과 흐름에 맞는 업무 프로세스 최적화
   직무는 개인만 잘 한다고 되는 것이 아니라 조직에서의 맥락과 흐름이 중요합니다. 따라서 해당 직무의 발생부터 마무리까지의 흐름을 살펴보고, 병목 현상이나 비효율적인 행위나 절차 등을 찾아 개선하는 과정을 통해 업무 프로세스를 최적화합니다. 또한 업무 자동화나 기술 도입을 통해 반복적인 작업을 줄이거나 데이터 기반으로 연속성 있는 업무 흐름을 만들어 가는 것도 좋은 방법입니다.
4. 모니터링 및 조직 리디자인(re-design)
   조직의 내외부 환경은 계속 변합니다. 이러한 변화에 따라 직무 설계와 조정은 상시적인 대응이 필요합니다. 특히 성장세가 지속되는 조직에서는 상시적인 직무 리디자인 전략이 필요합니다. 따라서 정기적으로 직무 설계의 효과성을 평가하고, 직원들의 피드백을 수렴하여 필요에 따라 직무를 재설계합니다. 같은 레벨의 업무를 쪼개어 나누거나, 다른 레벨의 직무를 분리하거나 결합하는 등 직무를 재구성하거나 새로운 포지션을 만들어 채용할 수도 있습니다.
5. 직원 교육과 커뮤니케이션 강화
   자연스럽게 변화하는 환경과 직무의 역동을 잘 흐르게 해 주는 것은 ‘커뮤니케이션’ 입니다. 이를 위해 직무 설계에 대한 직원 교육 프로그램을 제공하거나, 공식적 또는 비공식적으로 일에 대한 커뮤니케이션이 잘 이루어지도록 피드백을 강화하는 것은 중요한 성공 요소가 됩니다.

Team comments  IMHR 팀 코멘트

• 직무 설계를 효율적으로 접근하고 싶다면, 수평적/수직적 개념으로 나누어 볼 수 있습니다. 개인 차원에서 직무를 수평적으로 나열해 보고, 책임과 권한, 일의 수준을 수직적으로 파악해 조정한 다음, 조직 차원에서 다시 수평적/수직적으로 재정리할 수 있습니다.
• 직무 설계에 앞서 기본적인 조직 체계를 구축하고 싶다면 직급 체계(조직 디자인) 컨설팅을 고려해 볼 수 있습니다. 현재에 맞는 직급/레벨 체계, 기능 조직 운영 방안, 직책 및 호칭, R&R을 재설정한다면, 조직 체계와 연계된 직무 설계, 성과 관리, 평가 및 보상 체계 등 보다 체계적이고 유기적인 조직 운영이 가능합니다.