최근 2021년 고용노동부의 사업장 정기 근로감독 실시에 관한 안내문을 받는 회사가 많습니다. 정기 근로감독 시 점검 내용은 근로기준법 등 노동관계법령 준수 여부이고, 준비 서류는 근로계약서, 임금대장, 임금 지급 관련 서류, 취업규칙, 노사협의회 규정 및 회의록, 직장 내 성희롱 예방교육일지 등입니다.
근로감독 시 회사에 서류를 준비하도록 요청하는 근거는 근로기준법에서 명시적으로 서면으로 작성할 의무를 부여하고 있는 것(예. 근로계약서, 해고 서면 통지, 근로자대표와의 서면 합의 등)과 그에 대한 보존 의무(근로기준법 제42조) 입니다.
- 근로기준법상 서류 보존 의무와 기한
- 서류 보존 방법
근로기준법상 서류 보존 의무와 기한
| 서류 목록 | 서면 기재 사항 또는 예시 / 보존 기한 기산점 |
| 근로자 명부 |
성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 종사하는 업무의 종류, 고용 또는 고용갱신 연월일, 근로계약기간, 퇴직 연월일과 사유, 그 밖에 필요한 사항 |
| 근로자가 해고, 퇴직, 사망한날로부터 3년 ※ 사용기간이 30일 미만인 일용근로자에 대하여는 미작성 가능 |
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| 근로계약서 |
임금, 소정근로시간, 유급휴일, 연차 유급휴가, 취업 장소, 종사 업무 등 |
| 근로관계가 끝난 날로부터 3년 | |
| 임금대장 |
성명, 주민등록번호, 고용 연월일, 종사 업무, 임금의 계산기초가 되는 사항, 근로일수, 근로시간수, 연장근로, 야간근로 또는 휴일근로를 시킨 경우 그 시간 수 등 |
| 마지막으로 임금에 관한 사항을 기록한 날로부터 3년 | |
| 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류 |
임금대장과 별도로 지급방법, 계산방법에 관한 내용이 담긴 서류 |
| 완결한 날로부터 3년 | |
| 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류 |
· 사직원 · 해고예고통보서 · 해고 통보서 등 |
| 근로자가 해고되거나 퇴직한 날로부터 3년 | |
| 승급ㆍ감급에 관한 서류 |
· 승급, 승진 등 인사발령문 · 감급 통보서 등 |
| 완결한 날로부터 3년 | |
| 휴가에 관한 서류 |
· 연차 유급휴가 관리 대장 · 휴가신청서 등 |
| 완결한 날로부터 3년 | |
| 탄력적ㆍ선택적 근로시간제, 근로시간 계산의 특례, 근로시간 및 휴게시간 특례에 대한 근로자대표 서면 합의 |
근로자대표와의 서면 합의서 ※ 구체적 기재 사항은 도입 제도에 따라 상이함 |
| 서면 합의한 날로부터 3년 | |
| 연소자의 증명에 관한 서류 |
· 연소자의 연령을 증명할 수 있는 서류 · 가족관계기록사항에 관한 증명서 · 친권자 또는 후견인 동의서 |
| 만 18세가 되는 날로부터 3년 (만 18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날) |
근로기준법상 서류 보존 기한에 관한 이슈에서 실무적으로 가장 유의할 부분은, 보존 기한의 기산점입니다. 서류의 최초 작성일이 아니라, “서류 작성이 완결된 날 또는 퇴사일” 등을 기산점으로 하고 있으며, 미보존 시 500만원 이하 과태료의 벌칙 규정이 있습니다.
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