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재택근무(리모트 워크) 도입을 위한 실무 체크리스트

재택근무 리모트워크 유연근무제

코로나19 사태가 계속되면서 기업들은 다양한 형태로 대응하고 있습니다. 출퇴근 시간을 분산시켜 사무실에서의 접촉을 줄이고 근무시간을 일부 축소시켜 시차출퇴근을 하기도 하고, 본격적인 재택근무를 시행하기도 합니다.

일부에서는 부작용과 불편에 대한 목소리가 나오기도 합니다. 회사의 입장에서 더욱 고민되는 것은, 이런 사태가 장기화 될 조짐이 보이면서 재택근무를 계속하고 확대해야 하는지 결정하는 것입니다. 많은 회사들이 갑작스런 격리 조치 등으로 재택근무 등의 리모트 워크에 대한 제대로 된 준비 없이 일단 시행부터 하고 부족한 점을 채워나가는 경우가 많습니다.

한편으로는 아직까지 시차출퇴근 등의 방법으로 대응해오던 회사들도 이제 재택근무의 시행에 대해 고민을 해보게 되는 분위기입니다. 재택근무는 단순하게 보면 ‘일하는 장소’가 바뀌는 것이지만, 안정적인 운영을 위해서는 챙겨야 할 부분이 적지 않습니다. 더욱이 재택근무나 원격근무 등 유연근무제 도입 그 자체보다 앞으로 회사의 경영에 기여하고 조직의 경쟁력을 높이는 관점에서 생각하면 HR의 고민은 더 깊어집니다.

우선 재택근무 또는 리모트 워크를 도입하는 데에 있어 부작용과 단점을 최소화시키는 실무적 관점에서 시작해 볼 수 있습니다. 재택근무가 가지는 장점과 단점을 잘 이해하면 최소의 준비로도 큰 문제없이 시행할 수 있습니다. 재택근무를 아직 도입하지 않았거나, 현재 시행 중이지만 불완전하다면 실무자로서 체크해야 할 사항에 대해 살펴보고자 합니다.

  1. 재택근무에 필요한 Tool 준비하기
  2. 재택근무에 필요한 기본 원칙 정하기
  3. 운영에 필요한 제도 준비하기

 

 

1. 재택근무에 필요한 Tool 준비하기

리모트 워크를 위한 가장 기본적이고 현실적인 준비는 공간적으로 떨어져 일하면서도 일을 효과적으로 공유하고 커뮤니케이션을 원활하게 할 수 있도록 필요한 실무 도구들을 준비하는 것입니다. 이미 선택하기가 어려울 정도로 많은 종류의 Tool들이 존재합니다. 일하는 방식이나 조직 분위기 등의 특성에 맞게 고르기만 하면 됩니다.

회사는 통일하여 단일한 도구를 사용하도록 유도할 것인지, 조직 특성에 맞게 다양한 툴을 사용할 것인지를 정하여 적합한 도구들을 선택하고 비용 등을 지원하여 안정적인 협업과 커뮤니케이션을 마련하는 것이 우선입니다.

✓ 커뮤니케이션 툴

조직에서 사람들이 꼭 업무 대화만 하지는 않죠. 회사 안에서도 다양한 커뮤니티와 다양한 대화가 오고 갑니다. 많은 회사에서는 별도의 채팅 앱을 사용하지 않고 채팅방만 따로 구분하여 사용합니다만, 조직에서의 대화 채널을 별도로 사용하도록 유도할 것인지에 대한 고민은 필요합니다.

오피스 근무에서는 대면으로 주된 커뮤니케이션을 하기 때문에 소셜 채팅은 보조적으로 활용하지만, 리모트 워크 환경에서는 온라인 커뮤니케이션이 메인 수단이 되기 때문에 개인적으로 사용하는 채팅 툴과 분리시키는 것이 보다 효율적일 수 있습니다.

✓ 협업 툴

회사마다 사정이 다르겠지만 협업 툴의 사용도 고려해봐야 할 요소입니다. 주간 업무회의, 수시로 하는 진척 보고나 업무 공유 회의가 없는 대신, 프로젝트나 세부 업무의 진행상황과 결과를 공유할 도구가 필요합니다. 물론 이메일로 공유할 수도 있지만, 다양한 협업 툴은 재택근무로 더 많아지는 이메일과 별도로 운영하여 자료를 만들어 별도의 문서로 관리해야 하는 번거로움을 덜어줄 수 있습니다.

팀 업무, 목표, 진행상황, 일정 등의 공유를 하나의 툴에서 실시간으로 공유하는 것은 업무 효율을 높여줄 수 있으므로 고민해 볼 필요가 있습니다.

✓ 화상 회의 시스템

재택근무를 하면서 가장 필요한 도구 중 하나를 꼽으라면 화상회의입니다. 특히 다자간 회의가 필요한 경우에 유용합니다. 실시간 논의, 브레인스토밍, 뉘앙스가 중요한 대화 등에는 화상회의가 필요합니다.
요즘엔 화상회의 툴에 대한 접근이 매우 좋아졌고, 다양한 기능의 고품질 화상회의가 가능합니다.

✓ 문서 공유

문서 공유 방법도 중요합니다. 물론 이메일이 있기 때문에 당장 별도의 문서 공유 도구가 필요하지 않을 수도 있지만, 일의 효율이나 안정성을 높이는 차원에서 고민해 볼 필요가 있습니다. 만약, 중요한 문서를 공유해야 하는데 이메일 리스트에서 한 사람을 빠뜨렸다면 상대방은 추후 대화가 있기 전까지는 모르고 있을 가능성이 높습니다.
하지만 문서 공유 툴을 활용한다면 그런 일을 막을 수 있죠. 요즘에는 협업 툴에서도 문서 공유 기능을 제공하는 경우도 많습니다.

✓ 보안 관리

회사 내부 시스템이 있는 경우, 외부에서의 접근이 가능한지, 보안을 어떻게 유지할 수 있는지 등의 보안 시스템 검토가 필요합니다. 또한 시스템의 보안 수준이 매우 높아서 재택근무를 하기 곤란하다면, 재택근무 시행 자체를 재고하거나 시스템 운영 방침을 바꾸는 등의 선택이 필요하겠죠.

다른 측면으로는 기술적인 보안 외에도 내부적인 보안에 대한 원칙을 세우고 운영하는 것도 중요합니다. 기밀 정보나 보안 문서가 전체 직원에게 공유되지 않도록 내부 절차를 마련해야 할 필요가 있습니다.

✓ 시간 관리 및 모니터링 

재택근무를 시행하면서 직원들의 근무시간이나 근태관리가 필요하다고 판단된다면, 모니터링과 근무시간 체크가 실시간으로 가능한 도구를 도입해야 합니다. 최근에는 클라우드를 기반으로 한 실시간 체크와 관리가 가능한 시스템을 손쉽게 사용할 수 있습니다.

 

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MIN | IMHR 대표 컨설턴트, 노무사
INFP이며, 그리스인 조르바를 좋아합니다. 좋은 HR이 개인을 행복하게 하고, 회사를 성장시키며, 더 나은 세상을 만들 수 있다고 믿으며 날마다 새로운 HR을 생각합니다.
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