고용노동부에서는 근로조건의 기준을 확보하기 위하여 사업장의 노동관계법령 위반 여부를 점검하고 법 위반사항을 시정하도록 하거나, 행정처분 또는 사법 처리를 하는 “사업장 근로감독”을 매년 실시하고 있습니다.
이러한 사업장 근로감독은 1) 정기감독, 2) 수시감독, 3) 특별감독으로 나뉘고, 실시하는 사유는 다음과 같이 정리됩니다. (근로감독관 집무규정 제12조 참조)
사업장의 근로조건 기준을 확보하는
정기감독 / 수시감독 / 특별감독
1) 정기감독 : 사업장 근로감독 종합(세부) 시행 계획에 따라 실시하는 근로감독
2) 수시감독 : 사업장 근로감독 종합(세부) 시행 계획이 확정된 이후 정기감독 계획에 반영하지 못한 사항 중 다음 어느 하나에 해당하는 사업장 또는 업종을 대상으로 별도의 계획을 수립하여 실시하는 근로감독
① 동향, 제보, 언론보도 등을 통하여 노동관계법령 위반 가능성이 있다고 판단되는 사업장
② 근로감독 청원 등이 접수되어 사업장 감독이 필요하다고 인정되는 사업장
③ 신고사건을 처리하는 과정에서 해당 사업장의 다수의 근로자에 대한 노동관계법령 위반의 가능성이 있다고 판단되는 사업장
④ 위 사항 어느 하나에 해당하거나 그에 준하는 사유가 있는 사업장 또는 업종에 대하여 본부에서 수시감독 계획을 시달한 경우
3) 특별감독 : 다음 어느 하나에 해당하는 사업장에 대하여 노동관계법령 위반 사실을 수사하기 위해 실시하는 근로감독
① 노동관계법령, 단체협약, 취업규칙 및 근로계약 등을 위반하는 중대한 행위로 인하여 노사분규가 발생하였거나 발생 우려가 큰 사업장
② 임금 등 금품을 지급기일 내에 지급하지 아니하여 다수인 관련 민원이 발생하거나 상습체불 등으로 사회적 물의를 일으킨 사업장
③ 불법파견 또는 기간제, 단시간, 파견근로자에 대한 차별적 처우 등으로 사회적 물의를 일으킨사업장
④ 폭언, 폭행, 직장 내 성희롱, 괴롭힘 등 근로자에 대한 부당한 대우로 사회적 물의를 일으킨 사업장
⑤ 위 사항 어느 하나에 해당하거나 그에 준하는 사유가 있는 사업장 또는 업종에 대하여 본부에서 특별감독 계획을 시달한 경우
상기와 같은 근로감독 중 각 회사에서 가장 많이 접하게 되는 근로감독은 “정기감독”인데요. 정기감독 시 준비하여야 하는 서류 목록과, 각 항목별 점검 포인트를 살펴보겠습니다.
1. 사업자등록증, 법인등기부 등본
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- 개인사업자인 경우에는 사업자등록증만, 법인인 경우에는 등기부 등본까지 준비하면 됩니다.
2. 사업장 기본 현황
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- 특별한 양식이 있는 것은 아닙니다. 사업장 개요, 근로자 현황(남/녀 근로자수, 정규직/기간제/단시간/파견직 근로자수, 노동조합 유무, 노동조합원수 등), 근무조건(소정근로시간, 휴일 등) 등 현황을 간략히 정리한 자료이면 충분합니다.
- 또는 회사 소개서 등이 있다면 그것으로 대체하여 준비하는 것도 좋습니다.
3. 조직도
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- 법정 양식이 있는 것은 아니며, 부서별 또는 업무별 구분된 조직도이면 충분합니다. 본 자료를 요구하는 취지는 근로감독관이 사업장을 좀 더 쉽게 이해하고자 하는 것이라고 보면 됩니다.
4. 근로자 명부
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- 근로기준법 시행규칙 서식 16에 해당 서식이 있습니다. 이를 활용하면 좋고, 반드시 해당 서식이 아니더라도 근로기준법 제20조에서 정하고 있는 근로자 명부 기재사항이 모두 명시된 각 회사의 고유 서식이어도 무방합니다.
- 근로자 명부에 기재되어야 하는 사항은, ① 성명, ② 성(性)별, ③ 생년월일, ④ 주소, ⑤ 이력(履歷), ⑥ 종사하는 업무의 종류, ⑦ 고용 또는 고용갱신 연월일, 계약기간을 정한 경우에는 그 기간, 그 밖의 고용에 관한 사항, ⑧ 해고, 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 연월일과 사유. ⑨ 그 밖에 필요한 사항입니다.
5. 근로계약서
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- 근로기준법 제17조에서 정하는 필수 기재사항이 모두 명시되어 있는지 다시 체크하여야 합니다. 또한 작성한 근로계약서를 근로자에게 교부하였는지도 반드시 확인하는 사항입니다.
- 만약 기간제, 단시간근로자가 있는 회사라면 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제17에서 정하는 필수 기재사항 명시 여부도 확인하세요.
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6. 임금대장(최근 1년분) 및 지출 증빙 자료
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- 임금대장상 ① 최저임금 산입 항목의 합계값이 당해년도 최저임금에 미달되지 않는지, ② 근로계약서상 임금구성항목과 임금대장 항목이 일치하는지, ③ 정기 임금지급일에 체불없이 제대로 지급되었는지 여부 등을 확인합니다.
- 특히, 근로자의 날 근무한 경우 “휴일근로수당”이 제대로 지급되었는지 여부도 체크하게 됩니다.
7. 출퇴근자료, 연장근로내역 등 근태 자료
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- 먼저 출퇴근기록을 반드시 각 회사에서 갖추어두어야 하는 것은 아닙니다. 따라서 해당 자료가 없는 사업장이라면 정기감독을 위해 일부러 준비할 필요는 없고, 해당 자료가 없다고 해서 근로감독에서 불이익이 생기는 것도 아닙니다.
- 특히 최근에는 주52시간제, 코로나 19 대응 등으로 유연근무제가 확산되면서 오히려 출퇴근기록이 없는 사업장도 많습니다.
8. 연차휴가 사용 관리대장, 연차수당 산정 및 지급 내역(퇴직자 포함)
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- 연차휴가는 직원별로 사용일수를 항상 체크하고 미사용일수에 대해서는 수당 보상이 이루어지므로 이에 대한 증빙을 자료로 갖추어두면 됩니다. 특히, 근로감독 시에는 퇴직자에 대한 자료를 더 유의깊게 살펴보므로, 만 1~2년 근무기간 내에 퇴사한 직원에게 총 26일의 휴가가 부여되었는지, 미사용휴가수당이 퇴사일로부터 14일 이내에 지급되었는지 반드시 체크하여야 합니다.
- 만약 근로기준법 제61조에 따라 연차휴가 사용 촉진 시에는 관련 증빙자료(미사용 휴가 일수 서면 통지서, 휴가사용 계획서 등)를 준비해두어야 합니다.
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9. 직장 내 성희롱 예방 교육 근거 자료
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- 직장 내 성희롱 예방 교육을 회계연도 기준으로 연 1회 실시했다는 교육 자료 및 참석자 명단 양식을 준비하여야 합니다.
- 참석자 명단에는 반드시 대표자의 서명이 있어야 하고, 교육 자료에는 관련 법령에서 정한 내용(직장 내 성희롱에 관한 법령, 해당 사업장의 직장 내 성희롱 발생 시의 처리 절차와 조치 기준, 해당 사업장의 직장 내 성희롱 피해 근로자의 고충상담 및 구제 절차, 그 밖에 직장 내 성희롱 예방에 필요한 사항)이 모두 포함되어 있어야 하므로 이 부분도 유념하여 확인하여야 합니다.
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10. 취업규칙, 단체/임금협약(노동조합 있을 경우)
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- 최근 법이 개정된 사항이 모두 반영되어 있는지, 사업장 관할 고용노동부에 취업규칙이 신고되어 있는지 확인하게 됩니다.
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11. 최근 1년 내 퇴직자 명단, 퇴직금 계산 내역서, 지급 내역
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- 해당 양식에는 입사일, 퇴사일을 모두 기재하고, 평균임금 기준으로 산정한 퇴직금 계산 내역서를 준비하면 됩니다. 또한 퇴직금 등 일체의 금품은 퇴사일로부터 14일 이내에 지급되어야 하므로 이체내역서 등 지급 증빙자료를 갖추어두어야 합니다.
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12. 노사협의회 규정 및 정기 회의 회의록
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- 상시 30인 이상 근로자를 고용하고 있는 사업 또는 사업장은 노사협의회가 필수적으로 설치되어야 합니다. 또한 매분기별 정기회의를 개최하여야 하는데요. 이에 대한 증빙이 필요합니다.
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13. 그 외 기타 서류
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- 18세 미만, 여성근로자가 있을 경우 야간 및 휴일근로 동의서, 연소자 증명서, 친권자 또는 후견인 동의서가 법정 필수 서류입니다.
- 만약 사업장에 출산휴가자 또는 육아휴직자가 있다면, 해당 사항을 간략히 정리한 자료를 준비하는 것도 좋습니다.
사업장 정기감독 시 상황, 일정, 근로감독관에 따라 상기 사항 중 일부만 체크하기도 하고 더 많은 자료를 체크하기도 하므로, 실제 수검 상황에서는 유연하게 대응하는 것이 필요합니다.
특히, 임금대장의 경우에는 최근 1년분을 요구하는 것이 대부분이지만, 임금채권 소멸시효가 3년이기 때문에 특별한 경우에는 최근 3개년분을 요구하는 경우도 있습니다. “임금”과 관련한 사항에 시정지시가 내려질 경우 재직자뿐만 아니라 퇴직자에게도 추가적인 비용이 지급되는 이슈가 발생할 수 있으므로, 실무적으로는 임금에 관한 점검 사항을 가장 주의깊게 준비할 필요가 있습니다.
최근 정기감독은 법 위반 사항에 대한 제재의 측면보다는 계도 및 시정의 목적으로 행하여지므로, 대부분의 경우 즉각적인 과태료 부과없이 일정기간 내에 시정하도록 하고 있습니다. 즉, 시정기간 내에 시정하도록 서면 지시가 내려지면, 해당 기한 내에 지적사항을 조치하여 결과 보고를 완료하면 정기 근로감독은 종결 처리되며 회사에 불이익은 없습니다.
업데이트 소식
근로감독의 진정한 목적은 회사가 지켜야 할 최저 기준을 준수하여 좋은 회사를 만드는 데 있습니다. 이러한 관점에서 근로감독을 대응한다면, 어렵지 않게 대비할 수 있습니다. 좋은 회사를 만드는 기초를 다지는 것, IMHR의 ‘근로감독 대응 ∙ 점검 실무’ 프랙티스를 통해 더 나은 회사의 기본을 만들어보세요. 이제, 프랙티스 하세요!
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